Atea Asa · OSL:ATEA
Atea Asa — Arild presentasjon Arkiveringslosninger Epost
24 slides from Atea Asa's investor presentation, August 2010
Slide 1: Arkiveringsløsninger – E-post fra vugge til grav
Arkiveringsløsninger E-post fra vugge til grav Tore Thon - Atea tore.thon@atea.no Arild S. Birkelund - Atea arild.birkelund@atea.no (ILM – Information Lifecycle Management)
Slide 2: Information Lifecycle Management (ILM)
Information Lifecycle Management (ILM) • En strategi for å samkjøre IT infrastruktur med forretningen basert på den endrede verdien av informasjonen • Å følge dataens livssyklus fra dens fødsel til dens død basert på informasjonens verdi og krav til tilgjengelighet Lån Godkjennes Verdi Penger Lån Sø
Slide 3: Definisjoner
Definisjoner Sikkerhetskopiering Arkivering Kontinuitetshåndtering Skaper en sekundær kopi for å Skaper en primærkopi (original) Skaper en primærkopi (original) for kunne gjenskape informasjon for å søke informasjon å kunne gjenskape informasjon Påvirker ikke tilveksten, men øker Kontrollerer tilvek
Slide 4: Arkiveringstyper
”Arkiveringstyper” Dokumenthåndtering E-Arkiv E-post, Filer& databaser EDMS (Electronic Data ERMS (Electronic Records Nivåbasert lagring / Management System) Management System) Ustrukturerte data Tillater at dokumenter blir forandret Forhindrer at data forandres Data håndteres på basis av regler og/
Slide 5: E-post arkivering – forskjellig behov
E-post arkivering – forskjellig behov • Redusere kostnader og forenkle administrasjon • Effektivisere og forenkle administrasjon og optimalisere lagringsbehovet grunnet stor økning i datamengde • Effektivisere backup/restore, øke ytelse på server • Overholde lover og regler (Compliance) • Fremskaffe
Slide 6: Norge pålegges nye EU-regler for e-post
@ Norge palegges nye EU-regler for e-post - digi.no - IBM Lotus Notes File Edit View Create Actions Applet Help Obes AS:| |Ysre||eeooeeea = WOR | Address http://www.digi.no/php/art php 7id=397135 =|) ary 7 Oac-| JOR abl FS Welcome S Joar Lyngaas - Inbox x &i Joar Lyngaes - Calend .. x G3 Replication
Slide 7: Hagen har ved flere anledninger klart å avdekke bevis i tvistesaker
Advokat Ståle L. Hagen i Simonsen Advokatfirma mener likevel at de selskaper som er nøye med å innføre kontrollrutiner, vil være vinnerne framover. Hagen har ved flere anledninger klart å avdekke bevis i tvistesaker ved å gå gjennom elektroniske spor med sine klienter. - Hvis jeg regner på alle de k
Slide 8: Ny forskrift om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post
Ny forskrift om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post Gjeldene fra 1.mars 2009 Bestemmelsene gjelder for innsyn i arbeidstakers e-postkasse mv. Formuleringen omfatter innsyn i eventuelle e-postkasser den ansatte har fått i virksomheten til bruk i sitt arbeide, men også innsyn i og gjennoms
Slide 9: Ny forskrift om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post
Ny forskrift om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post I følgende situasjoner kan innsyn være aktuelt: • Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften • Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten • Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkas
Slide 10: Optimalisere lagring - Tallenes tale
Optimalisere lagring - Tallenes tale 51% av data på åpne systemer er unødvendige, Aktive duplikater eller ikke jobb- Data relatert 68% av dataene har ikke Sjeldent blitt aksessert på 90 dager aksesserte eller mer data 55% av ikke planlagt nedetid kommer pga disk kapasitetsproblemer Passive 51% forbe
Slide 11: Antall e-post i databasen
Antall e-post i databasen ca. 3.300.000 Antall e-post med vedlegg ca. 1.115.000 Størrelsen på databasen ca. 270 GB Gjennomsnittstr. på e-post 85 KB Størrelse på vedlegg fordelt på de ulike filtypene
Slide 12: Arkivering av e-post eldre enn 3 måneder reduserer basen
Ved å arkivere e-post eldre enn 3 måneder vil basen reduseres fra ca. 270 GB til ca. 90 GB. Det vil si en reduksjon på ca. 67%.
Slide 13: Andelen vedlegg utgjør ca. 81% av Exchange databasen
Andelen e-post uten vedlegg utgjør 52,5 GB mens andelen vedlegg utgjør ca. 228 GB. Dvs. at ca. 81% av Exchange databasen er vedlegg.
Slide 14: Optimalisere lagring – Eksempel (ILM)
Optimalisere lagring – Eksempel (ILM) • Aktive / kritiske data på nivå 1 Høy - Data • Aktive / ikke kritiske data på nivå 2 Nivå 1 kostnad disk • Arkiverte data på nivå 3 • Arkiverte data / backup på nivå 4 Lav- Nivå 2 kostnad • Forskjellig kost for forskjellige nivåer disk • Reduksjon på nivå 1-2 v
Slide 15: Prinsipper ved arkivering - Journaling
Prinsipper ved arkivering - Journaling 1) Innkommende E-post 2) Journaling Utility levererer e-post til to destinasjoner 2a) Mottagers e-post 2b) Kopi av e-post for kommer fram som arkivering i.h.h. til vanlig bedriftens policy E-post server Arkiv server
Slide 16: E-post arkivering
E-post arkivering Archiving MS Exchange PST-filer Internal End users ILM MS Exchange External Email systems File server
Slide 17: Utfordring E-post
Utfordring E-post Utfordring Ansatte mottar mye e-post Ikke implementerte epost kvoter Med epost kvoter Postkassene blir større og større Ansatte overskrider epost kvotene Exchange ytelsen forverres = Ansatte lager PST arkiveringsfiler Lagrer PST på Lagrer PST Lagringskonstadene øker laptop i nettve
Slide 18: E-post arkivering
E-post arkivering To jkl@atea.com To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Subject e-mail arkivering Hei, vedlagt følger Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav… beskrivelse og krav… Attachments: Attachments: Her får vi snarveier… …og her frigjøres plass E–post server Arkiv server
Slide 19: E-post arkivering
E-post arkivering To: jkl@atea.com To: jkl@atea.com Subject: e-mail arkivering Subject: e-mail arkivering Hei, vedlagt følger beskrivelse Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav… og krav… Attachments: Attachments: Komprimering på Arkiv server E-post server Arkiv server
Slide 20: E-post arkivering
E-post arkivering To jkl@atea.com To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Subject e-mail arkivering Hei, vedlagt følger Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav… beskrivelse og krav… Attachments: Attachments: Typiske verdier er at 60-80% av lagringsmengden frigjøres E-post server Arkiv server
Slide 21: Håndtering av sikkerhet
Håndtering av sikkerhet For å oppfylle visse krav fra f.eks. SOX må man arkivere på ”sikker” disk E-post server Arkivdisk Arkivdisk Åpen Sikker E-post kan manipuleres Kan ikke manipuleres
Slide 22: Arkiveringsløsninger
Arkiveringsløsninger • EMC – Centerra – E-mail Extender, Disk Extender, DB Extender • HP – Integrated Archive Platform (tidligere RISS), Medical Archive Solution (MAS) – File Archiving software, E-mail Archiving for Exchange, E- mail Archiving for Notes, Database Archiving software etc… • IBM – Comm
Slide 23: Oppsummering – E-post fra vugge til grav
Oppsummering – E-post fra vugge til grav • Analyser bedriftens data • Vurder kost/nytte i forhold til arkiveringsbehov • Optimalisering av lagring • Overholde lover og regler – dvs ha kontroll på informasjon • Effektivisere gjenfinning av informasjon • Bedret brukeropplevelse, liten eller ingen begr
Slide 24: Takk for oppmerksomheten
Takk for oppmerksomheten Tore Thon - Atea tore.thon@atea.no Arild S. Birkelund - Atea arild.birkelund@atea.no (ILM – Information Lifecycle Management)